Шукаючим роботу до подання рекомендаційного листа потрібно підійти не менше відповідально, ніж до складання резюме. Виникає питання: яким чином  виглядає такий документ?

                       Орієнтовна структура листа

1. Заголовок («Рекомендаційний лист»).
2. Підтвердження факту роботи в компанії (_______працював(ла) в компанії з … по …». Далі коротко про посаду і обов’язки).
3. Коротка характеристика (чого досяг (досягла), як себе зарекомендував(ла)).
4. Рекомендації («Вважаємо, що  _________ може ефективно …»).
5. Контактні координати («При необхідності уточнити деталі можете, зателефонувавши за номером…»).
6. Посада, прізвище, ім’я, по батькові того, хто підписує рекомендаційний лист.
7. Рекомендації пишуться на бланку компанії і підписуються або керівником компанії, або безпосереднім начальником. Для потенційного працедавця це гарантія того, що ви дійсно працювали на підприємстві чи в організації, виконували певне коло обов’язків і покинули компанію, зберігши про себе добре враження.

   Виявлення уваги до своїх клієнтів чи колег — один із необхідних елементів ділового етикету. Приводом для вітання можуть стати їх досягнення, свята, дні народ­ження та інші щасливі хвилини в їхньому житті. Такий вияв поваги, безперечно, лише сприятиме вашому взаємопорозумінню й у діловій сфері, й у сфері особистих стосунків.

      Зрозуміло, що зміст і стиль привітання залежатиме від святкової нагоди (день народження, ювілей, одруження, публікація нової книги тощо) та близькості знайомства автора з адресатом. Лист, написаний від фірми, її керів­ництва чи колективу, як і надісланий давно знайомим діловим партнером, може мати різний ступінь офіцій­ності.

           Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових за­прошень на різноманітні заходи — від лаконічних, діло­вих, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо офор­млених, розрахованих на конкретного адресата.

     Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за вами!), необ­хідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.

       Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні худож­ньо оформлені запрошення.

        У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

    Необхідно пам’ятати, що цінність листа-подяки знач­но зростає, якщо він написаний від руки – це має вигляд особливої поваги до адресата. І якщо ви особисто написали запізнілу подяку й вибачились за затримку, можна вважати, що помилку виправлено. Кілька слів подяки, написаних у листі, не лише гарантують добрі партнерські стосунки, але й забезпечують вам репутацію порядної людини.

     Рекомендаційні листи в діловому світі практикуються дуже широко й давно вже стали невід’ємним елементом ділових стосунків і, відповідно, епістолярію. На від­міну від характеристики, рекомендація не обов’язково подається з місця роботи. Зацікавленою в рекомендації стороною, може бути або сама людина, або ж організа­ція чи фірма. Останнім особливо важлива об’єктивність, оскільки вони зацікавлені в добросовісних, кваліфіко­ваних працівниках або ж стипендіатах, що гідно вико­ристають виділені їм кошти.

        Ситуації, коли особа має заручитися поважною ре­комендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, вла­штування на нову відповідальну роботу, подання на здо­буття стипендії чи гранту й т. ін.

         Діловий етикет передбачає, що за рекомендацією зверта­ються до тих, хто справді добре знає особу, про яку йдеться в рекомендації (її професійні та людські якості, коло за­цікавлень, наукові праці тощо), має певний авторитет та визнання у своїй галузі й готовий поручитися за неї своїм авторитетом. При цьому в рекомендації можуть вказувати­ся не тільки позитивні якості претендента. Об’єктивність і правдивість рекомендації — це справа ділової честі, і за успіхами чи помилками рекомендованих осіб стоятиме авторитет і добре ім’я того, хто рекомендував цю особу.